Meningkatkan Keamanan Data Email
Melihat kondisi yang terjadi saat ini, dapat dilihat bagaimana faktor keamanan pada email menjadi suatu hal penting yang perlu diperhatikan.
Keamanan email bukan hanya tanggung jawab dari provider namun pengguna juga harus menjaga data yang dimiliki agar email yang dimiliki tidak terserang oleh pihak yang tidak bertanggung jawab.
Untuk menghindari terjadinya kebobolan data email, pada artikel kali ini akan dibahas terkait tips meningkatkan keamanan data pada email.
Jenis Ancaman Melalui Email
Berikut adalah beberapa ancaman yang bisa dilakukan melalui email.
1. Serangan Phishing
Kejahatan ini memungkinkan pengirim menggunakan penipuan dalam upaya mendapatkan informasi pribadi, seperti sistem password atau informasi keuangan. Serangan phishing menyumbang 90% dari semua pelanggaran data dan lebih dari tiga perempat dari semua bisnis melaporkan telah menjadi korban.
2. Serangan Spoofing
Serangan spoofing hampir mirip dengan phising, dimana prinsipnya adalah sama-sama menipu. Dalam serangan spoofing, pengirim bertindak seperti seseorang yang merupakan kontak terpercaya lalu meminta informasi yang seharusnya tidak dapat mereka akses.
3. SPAM
SPAM adalah salah satu hal yang semua orang pun kenal: pesan yang tidak diinginkan dan sembrono, sering kali menjual produk atau layanan yang tidak menarik sama sekali.
4. Ancaman Orang Dalam
Ancaman selanjutnya adalah ancaman orang dalam. Tidak dapat dipungkiri jika tidak semua ancaman email berasal dari luar kantor. Namun email juga sangat mungkin disalahgunakan oleh karyawan perusahaan dengan cara memberikan informasi perusahaan ke pihak yang tidak berwenang atau secara tidak sengaja mengirim pesan ke penerima yang tidak diinginkan.
Tips Meningkatkan Keamanan Data Email
Meski terlihat mengerikan, ternyata ancaman-ancaman yang telah disebutkan di atas dapat dikurangi bahkan dihilangkan. Di bawah ini adalah beberapa tips untuk meningkatkan keamanan data email yang perlu diperhatikan.
1. Mengaktifkan Verifikasi 2 Langkah
Tips pertama ini dilakukan dengan cara meminta provider email yang bersangkutan untuk mengirimkan kode ke handphone. Hal ini bertujuan agar ketika seseorang mengetahui password email, maka belum tentu orang tersebut dapat login sebab harus mengisikan kode angka yang telah dikirimkan lebih dulu.
2. Update Browser dengan Versi Terbaru
Melakukan update browser dengan versi terbaru artinya browser yang digunakan sudah memperbaiki kekurangan yang ada sebelumnya dan membantu mengamankan data email.
3. Menggunakan Kata Sandi yang Bervariasi dan Sering Menggantinya
Kata sandi atau password merupakan hal penting karena jika menggunakan kata sandi yang lemah, maka kemungkinan untuk hacker membobol data email menjadi lebih besar.
Untuk itu gunakan kata sandi yang unik dan terdiri dari beberapa karakter seperti 1N1k47a5@Nd1. Jangan lupa juga untuk mengganti kata sandi secara berkala meskipun kata sandi sudah selalu dibuat secara unik.
4. Hindari Membuka Email yang Mencurigakan
Salah satu cara hacker yang akan meretas email adalah dengan mengirimkan email yang meminta pemiliknya untuk membuka email yang dikirimkan dan klik sesuatu di email tersebut. Jika ada permintaan seperti itu, maka jangan pernah dilakukan terlebih jika tidak mengenal siapa pengirimnya.
Cek juga juga antara nama email dan nama akun pengirim apakah sama atau tidak. Jika berbeda maka berhati hatilah dengan email tersebut. Bukan hanya isi email, namun berhati-hati juga saat membuka lampiran email.
5. Tidak Mengisi Form Web yang Tidak Umum
Sangat mungkin terdapat berbagai penawaran menarik yang mampir ke kotak masuk email. Namun jika untuk mendapatkannya, pengirim meminta mengisi sebuah form yang menyediakan kolom email dan kata sandi, maka perlu diwaspadai. Teliti lebih lanjut apakah website yang dimaksud untuk mengisi form terpercaya atau tidak.
6. Menggunakan Provider Berkualitas
Terdapat banyak pilihan provider email, baik yang gratis hingga yag berbayar. Agar data email tetap aman, ada baiknya untuk menggunakan layanan email berbayar atau email hosting. Fitur-fitur yang disediakan umumnya mampu menjaga kerahasiaan data email.
7. Menerapkan Limit Ukuran Attachment
Sangat mungkin bahwa pada saat berkirim pesan melalui email, seorang pengirim melampirkan sesuatu selain isi email utama. Sistem email kemungkinan juga akan menyertakan pengaturan terkait seberapa besar lampiran maksimal untuk mengirim email.
Salah satu cara untuk mencegah data rahasia jatuh ke tangan yang salah adalah dengan mencegah berapa banyak data yang dapat dikirim melalui email pada waktu tertentu. Pengaturan sederhana ini dapat menjaga rahasia perusahaan agar tetap aman secara default.
8. Backup Semuanya
Keamanan email bukan hanya tentang ancaman dari luar seperti phising dan SPAM tetapi juga tentang perilaku pengguna. Contoh sederhananya adalah karyawan yang tidak puas atas kantornya sangat mungkin menghapus email penting saat mereka “resign” dari wilayah kantor.
Padahal memiliki catatan permanen dari setiap email yang dikirim dan diterima, tentunya sangat membantu melacak masalah jika benar-benar terjadi.
Selain mencegah kebocoran data, menggunakan layanan email bisnis dapat memberikan manfaat yang besar bagi perkembangan bisnis itu sendiri. Bagi Anda yang tertarik menggunakannya, bisa menghubungi provider jasa layanan hosting, Jetorbit, untuk mendapatkan email bisnis yang handal dan profesional.
Demikian informasi terkait tips meningkatkan keamanan data email, semoga bermanfaat dan dapat diterapkan dengan baik. (DW)
