Panduan Membuat Pembukuan Sederhana untuk UMKM agar Keuangan Usaha Lebih Tertata

Mengelola usaha tidak cukup hanya fokus pada penjualan.

Banyak pelaku UMKM yang berhasil mendapatkan omzet tinggi, tetapi kesulitan mengetahui berapa keuntungan sebenarnya karena tidak memiliki pembukuan yang rapi.

Akibatnya, uang usaha sering tercampur dengan uang pribadi sehingga kondisi keuangan bisnis sulit dipantau.

Padahal, membuat pembukuan sederhana untuk UMKM tidaklah rumit.

Pembukuan Sederhana untuk UMKM

Dengan pencatatan yang konsisten, pemilik usaha dapat mengetahui arus kas, menghitung laba, mengontrol pengeluaran, hingga mempermudah pengajuan pinjaman ke bank maupun investor.

Pembukuan sederhana untuk UMKM juga menjadi dasar dalam memenuhi kewajiban perpajakan secara benar.

Mengapa Pembukuan Penting bagi UMKM?

Masih banyak pelaku UMKM yang menganggap pembukuan hanya dibutuhkan oleh perusahaan besar. Anggapan tersebut sebenarnya kurang tepat.

Justru usaha kecil sangat membutuhkan pembukuan sederhana untuk UMKM sebagai alat pengendalian keuangan.

Melalui pembukuan, pemilik usaha dapat mengetahui perkembangan bisnis dari waktu ke waktu.

Selain itu, pembukuan membantu mengidentifikasi produk yang paling menguntungkan, biaya operasional yang terlalu besar, hingga menentukan strategi pengembangan usaha.

Bahkan saat ini berbagai lembaga keuangan menjadikan laporan keuangan sebagai salah satu syarat utama dalam proses pengajuan kredit usaha rakyat (KUR) maupun pembiayaan lainnya.

Pisahkan Uang Pribadi dan Uang Usaha

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memisahkan keuangan pribadi dengan keuangan usaha.

Kesalahan yang paling sering terjadi pada UMKM adalah menggunakan satu rekening untuk seluruh transaksi.

Idealnya, usaha memiliki rekening sendiri sehingga seluruh pemasukan dan pengeluaran bisnis dapat dipantau dengan mudah.

Pemilik usaha juga sebaiknya menetapkan jumlah tertentu sebagai pengambilan pribadi (prive), bukan mengambil uang kas setiap kali membutuhkan.

Kebiasaan sederhana ini akan membuat laporan keuangan jauh lebih akurat.

Catat Seluruh Pemasukan

Setiap penjualan harus dicatat, baik dilakukan secara tunai maupun melalui transfer bank atau dompet digital.

Informasi yang dicatat minimal meliputi:

• Tanggal transaksi.
• Nama produk atau jasa.
• Jumlah penjualan.
• Metode pembayaran.
• Nama pelanggan (jika diperlukan).

Dengan pencatatan yang rutin, pemilik usaha dapat mengetahui omzet harian, mingguan, maupun bulanan.

Catat Semua Pengeluaran

Selain pemasukan, seluruh biaya operasional juga harus dicatat secara lengkap.

Beberapa contoh pengeluaran usaha meliputi:

• Pembelian bahan baku.
• Biaya listrik dan air.
• Transportasi.
• Gaji karyawan.
• Biaya internet.
• Sewa tempat.
• Perlengkapan usaha.
• Pajak dan retribusi.

Kesalahan kecil seperti tidak mencatat pembelian bahan baku secara tunai sering menyebabkan laporan laba menjadi tidak akurat.

Membuat Buku Kas Harian

Buku kas merupakan bentuk pembukuan paling sederhana yang dapat digunakan oleh UMKM.

Contoh formatnya sebagai berikut.

Melalui buku kas ini, pemilik usaha dapat mengetahui posisi kas setiap hari.

Menghitung Laba Usaha

Setelah seluruh transaksi dicatat, langkah berikutnya adalah menghitung laba usaha.

Rumus sederhananya yaitu:

Laba = Total Penjualan – Total Biaya

Sebagai contoh:

• Penjualan bulan Juli: Rp15.000.000
• Total biaya operasional: Rp10.500.000

Maka laba usaha adalah Rp4.500.000.

Informasi ini sangat penting sebagai dasar pengambilan keputusan bisnis.

Menyusun Laporan Keuangan Sederhana

Setidaknya terdapat tiga laporan keuangan yang sebaiknya dimiliki UMKM.

1. Laporan Laba Rugi

Laporan ini menunjukkan keuntungan atau kerugian usaha dalam periode tertentu.

2. Laporan Arus Kas

Digunakan untuk mengetahui keluar masuknya uang tunai sehingga pemilik usaha dapat menjaga likuiditas bisnis.

3. Neraca Sederhana

Berisi informasi mengenai aset, utang, dan modal usaha sehingga kondisi keuangan dapat diketahui secara menyeluruh.

Ketiga laporan tersebut sebenarnya dapat dibuat menggunakan Microsoft Excel maupun Google Spreadsheet tanpa harus membeli software akuntansi yang mahal.

Manfaat Menggunakan Google Spreadsheet

Saat ini banyak pelaku UMKM mulai beralih menggunakan Google Spreadsheet karena dapat diakses melalui laptop maupun smartphone.

Keunggulannya antara lain:

• Data tersimpan secara otomatis di cloud.
• Bisa diakses kapan saja.
• Mudah dibagikan kepada rekan kerja atau konsultan.
• Tidak memerlukan instalasi aplikasi tambahan.
• Gratis digunakan.

Dengan sedikit pengaturan rumus, Google Spreadsheet sudah mampu menghasilkan laporan keuangan sederhana secara otomatis.

Gunakan Template Pembukuan agar Lebih Praktis

Bagi pelaku usaha yang belum memahami akuntansi, menggunakan template pembukuan merupakan pilihan terbaik.

Template biasanya sudah dilengkapi dengan rumus otomatis sehingga pengguna hanya perlu memasukkan transaksi harian.

Cara ini mampu mengurangi kesalahan pencatatan sekaligus menghemat waktu administrasi.

Kesalahan yang Sering Dilakukan UMKM

Beberapa kesalahan yang masih sering ditemukan antara lain:

• Tidak mencatat transaksi kecil.
• Mencampur uang usaha dan uang pribadi.
• Tidak menyimpan bukti transaksi.
• Baru membuat pembukuan di akhir bulan.
• Tidak melakukan pengecekan saldo kas secara berkala.

Kebiasaan tersebut membuat laporan keuangan tidak mencerminkan kondisi usaha yang sebenarnya.

Penutup

Pembukuan sederhana untuk UMKM merupakan fondasi utama dalam membangun usaha yang sehat dan berkelanjutan.

Dengan pencatatan yang tertib, pelaku usaha tidak hanya mengetahui keuntungan secara akurat, tetapi juga lebih mudah mengelola arus kas, memenuhi kewajiban perpajakan, hingga memperoleh akses pembiayaan dari lembaga keuangan.

Apabila Anda masih kesulitan membuat sistem pembukuan sederhana untuk UMKM yang sesuai dengan kebutuhan usaha, PendampingBisnis.com siap membantu.

Langsung hubungi 0896-8888-2022 untuk mendapatkan layanan pendampingan keuangan, penyusunan laporan keuangan, digitalisasi pembukuan, hingga konsultasi perpajakan. (PB)